Najważniejsze na skróty
- 31 grudnia 2026 r. kończy się zwolnienie dla firm z fakturami do 10 tys. zł brutto miesięcznie, a razem z nim faktury z kas fiskalnych.
- Faktury od dostawców odbierasz w KSeF od 1 lutego 2026 r., niezależnie od tego zwolnienia.
- Faktury dla klientów prywatnych nie muszą trafiać do KSeF.
- Według obowiązującej ustawy kary działają od 1 stycznia 2027 r. Projekt przesunięcia ich na 2028 r. jest w Sejmie i jeszcze nie obowiązuje.
Kogo dotyczy KSeF i od kiedy
KSeF to Krajowy System e-Faktur. Faktura dla firmy trafia do niego jako plik, system nadaje jej numer, a kontrahent odbiera ją w KSeF. Możesz mu dodatkowo dać wydruk albo PDF, ale z kodem QR, po którym da się sprawdzić fakturę w systemie.
Obowiązek wchodził etapami:
- 1 lutego 2026 r. Firmy, które w 2024 r. miały ponad 200 mln zł sprzedaży z VAT. Od tego dnia wszyscy odbierają faktury przez KSeF.
- 1 kwietnia 2026 r. Pozostałe firmy, z dwoma wyjątkami ważnymi do końca 2026 r.: limit 10 tys. zł i faktury z kas fiskalnych.
- 1 stycznia 2027 r. Koniec obu wyjątków. KSeF obowiązuje wszystkich, którzy wystawiają faktury firmom.
Forma firmy nie ma znaczenia. Ministerstwo Finansów pisze, że obowiązek dotyczy każdego podatnika, czynnego i zwolnionego z VAT, który wystawia fakturę. Jednoosobowa działalność, spółka cywilna i mała spółka z o.o. mają te same zasady. Różni się tylko sposób logowania.
Przykład
Kosmetyczka zwolniona z VAT wystawia w miesiącu dwie faktury hotelowi, w którym robi zabiegi dla gości. Do końca grudnia może je wystawiać tak jak dotąd. Od stycznia wystawia je w KSeF.
Firmy z fakturami do 10 tys. zł miesięcznie
Do 31 grudnia 2026 r. możesz wystawiać faktury poza KSeF, na papierze albo jako PDF, jeśli ich łączna wartość brutto w danym miesiącu wynosi najwyżej 10 000 zł. Tak mówi art. 145m ustawy o VAT.
Do limitu liczysz tylko faktury, które bez tego wyjątku musiałyby iść przez KSeF. Nie wliczasz:
- faktur dla osób prywatnych,
- faktur wystawionych z kasy fiskalnej,
- paragonów z NIP do 450 zł, które są fakturami uproszczonymi,
- sprzedaży dla osób prywatnych zarejestrowanej tylko na kasie.
Fakturę liczysz w miesiącu, w którym ją wystawiasz, a nie w miesiącu sprzedaży.
Przykład
Warsztat w listopadzie wystawia firmom trzy faktury: 4 200 zł, 3 900 zł i 2 500 zł brutto. Po dwóch pierwszych jest 8 100 zł. Trzecia podnosi sumę do 10 600 zł, więc ją i wszystkie kolejne trzeba wystawić w KSeF. W grudniu zwolnienie nie wraca, nawet jeśli faktur będzie mniej.
Zostały dwa miesiące. Skoro i tak zaczynasz 1 stycznia, wygodniej wystawić pierwsze faktury w KSeF jeszcze w tym roku. W 2026 r. za błędy w KSeF nie ma kar, więc to dobry czas na naukę.
Faktury od dostawców odbierasz w KSeF już teraz
Od 1 lutego 2026 r. faktury od dostawców dostajesz przez KSeF, także wtedy, gdy sam jeszcze wystawiasz faktury na papierze. Zwolnienie do 10 tys. zł dotyczy tylko wystawiania.
KSeF nie wysyła powiadomień. Faktura jest uznana za otrzymaną, gdy system nada jej numer, a nie wtedy, gdy ją otworzysz. Ministerstwo radzi regularnie sprawdzać nowe faktury, choćby ze względu na terminy płatności.
Faktury kosztowe znajdziesz w zakładce „Lista faktur” w Aplikacji Podatnika KSeF, w Aplikacji Mobilnej KSeF albo w e-mikrofirmie. Jeśli księgowością zajmuje się biuro rachunkowe, może je pobierać samo, gdy nadasz mu uprawnienie do przeglądania faktur.
Przykład
Warsztat kupuje części w hurtowni z odroczonym terminem płatności. Hurtownia nie musi już wysyłać faktury mailem. Ktoś w warsztacie musi więc zaglądać do KSeF albo mieć program, który pobiera faktury sam.
Numer KSeF w tytule przelewu od 2027 r.
Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i płacisz przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę z KSeF, w tytule przelewu podajesz numer KSeF tej faktury (art. 108g ustawy o VAT). Ten obowiązek był odroczony i dotyczy płatności od 1 stycznia 2027 r.
Logowanie i uprawnienia dla księgowej
Jednoosobowa działalność
Nic nie zgłaszasz. Jako właściciel z NIP masz w KSeF uprawnienia właścicielskie od razu. Wchodzisz na ksef.podatki.gov.pl i klikasz „Zaloguj się do KSeF”. Możesz się zalogować przez login.gov.pl (aplikacja mObywatel, bankowość elektroniczna, e-dowód albo profil zaufany) albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Spółka, także cywilna
Jeśli spółka ma kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z jej NIP, loguje się nią. Jeśli nie ma, składa w urzędzie skarbowym zawiadomienie ZAW-FA i wskazuje w nim osobę do obsługi KSeF, np. jednego ze wspólników. ZAW-FA złożysz na papierze albo przez e-Urząd Skarbowy. Wskazana osoba po zalogowaniu nadaje uprawnienia kolejnym osobom.
Uprawnienia dla księgowej i pracowników
Uprawnienia nadaje właściciel albo osoba, która ma uprawnienie do zarządzania uprawnieniami. Robi się to w Aplikacji Podatnika KSeF, w części do zarządzania uprawnieniami, albo w programie do faktur połączonym z KSeF. Wskazujesz osobę i zakres, np. wystawianie faktur albo tylko przeglądanie.
Biuru rachunkowemu nie musisz nadawać uprawnień dla każdego pracownika osobno. Nadajesz je biuru jako firmie i możesz zaznaczyć, że wolno mu przekazać je swoim ludziom.
Przykład
W salonie fryzjerskim faktury firmom wystawia recepcjonistka. Właścicielka loguje się mObywatelem, nadaje jej uprawnienie do wystawiania faktur, a biuru rachunkowemu do przeglądania. Recepcjonistka loguje się swoim mObywatelem albo profilem zaufanym i działa w imieniu salonu w zakresie, który dostała.
Sam PESEL nie wystarczy, żeby ktoś zalogował się w Twoim imieniu. Potrzebne jest jedno z uwierzytelnień wymienionych wyżej, token albo certyfikat KSeF.
Certyfikat KSeF, token i MCU
Certyfikat KSeF pobierasz w Aplikacji Podatnika KSeF. Są dwa typy. Typ 1 służy do logowania, w praktyce z programu do faktur, bo do samej Aplikacji Podatnika KSeF certyfikatem się nie zalogujesz. Typ 2 jest potrzebny przy fakturach wystawianych offline (więcej w części o braku internetu). Certyfikat jest ważny najwyżej 2 lata.
Moduł Certyfikatów i Uprawnień (MCU) działał od listopada 2025 r. do końca stycznia 2026 r. Od lutego 2026 r. certyfikaty i uprawnienia obsługuje Aplikacja Podatnika KSeF, a uprawnienia nadane w MCU zostały do niej przeniesione.
Program do faktur może łączyć się z KSeF tokenem. Tu źródła Ministerstwa się różnią: strona Aplikacji Podatnika KSeF podaje, że tokeny działają do 31 grudnia 2026 r., a strona o certyfikatach (zmieniona 1 września 2026 r.) mówi, że zostaną utrzymane bezterminowo i rozporządzenie zostanie zmienione. Jeśli Twój program używa tokenu, zapytaj dostawcę, czy obsługuje też certyfikat.
Darmowe narzędzia Ministerstwa Finansów
Ministerstwo Finansów udostępnia trzy bezpłatne sposoby wystawiania i odbierania faktur w KSeF.
- Aplikacja Podatnika KSeF działa w przeglądarce (wejście z ksef.podatki.gov.pl). Wystawisz w niej i odbierzesz faktury oraz korekty, nadasz uprawnienia, pobierzesz certyfikat i UPO, czyli urzędowe poświadczenie odbioru.
- Aplikacja Mobilna KSeF jest na telefon, w Google Play i App Store. Wystawisz w niej fakturę albo korektę, zapiszesz wersję roboczą, trzymasz listę stałych klientów i kont bankowych. Logujesz się przez mObywatel, bank, e-dowód albo profil zaufany, potem PIN-em albo biometrią.
- e-mikrofirma działa w e-Urzędzie Skarbowym. Po połączeniu konta z KSeF wystawiasz i odbierasz faktury, a dane trafiają do ewidencji VAT bez przepisywania.
Do ćwiczeń jest wersja testowa (fikcyjne dane i fikcyjne logowanie) i przedprodukcyjna, czyli demo (fikcyjne faktury, ale logujesz się prawdziwymi danymi). Faktury z demo nie mają skutków podatkowych. W wersji produkcyjnej każda wysłana faktura jest prawdziwym dokumentem.
Kiedy wystarczy darmowe narzędzie
Gdy faktur jest kilka lub kilkanaście w miesiącu i wpisujesz je ręcznie. Hydraulik, który po zleceniu dla wspólnoty mieszkaniowej wystawia fakturę z telefonu jeszcze na parkingu, nie potrzebuje niczego więcej.
Kiedy program do faktur
Gdy faktur jest dużo, wystawia je kilka osób albo księgowa pracuje w konkretnym programie i prosi o niego. Zanim kupisz, zapytaj dostawcę, czy program wysyła faktury do KSeF, pobiera faktury kosztowe i obsługuje tryb offline24.
Kiedy połączenie sklepu, kasy albo systemu rezerwacji
Gdy faktura powstaje z zamówienia albo wizyty. Jeśli sklep internetowy czy system rezerwacji nie przekazuje faktur do KSeF ani do programu do faktur, ktoś przepisuje każde zamówienie drugi raz, a przy każdym przepisaniu można pomylić NIP albo kwotę.
Przykład
Restauracja przyjmuje zamówienia na catering dla firm przez stronę. Klient wpisuje NIP w formularzu, a faktura wychodzi z tego samego zamówienia prosto do KSeF, bez przepisywania przez kierownika sali.
Klient prywatny, paragon i faktura do paragonu
Faktura dla osoby prywatnej, która nie prowadzi działalności, nie musi iść przez KSeF. Możesz ją tam wystawić dobrowolnie. Klient nie odbierze jej w systemie, więc dajesz mu ją w uzgodniony sposób, np. wydruk albo PDF z kodem QR.
Klient prywatny może poprosić o fakturę w ciągu 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostał towar albo usługę lub zapłacił (art. 106b ust. 3 ustawy o VAT).
Firma chce faktury do paragonu
Taką fakturę wystawisz tylko wtedy, gdy NIP kupującego jest na paragonie (art. 106b ust. 5 ustawy o VAT). O NIP trzeba więc zapytać, zanim nabijesz rachunek na kasę.
Do końca 2026 r. działają dwa ułatwienia:
- fakturę można wystawić z kasy fiskalnej, poza KSeF,
- paragon z NIP do 450 zł brutto (albo 100 euro) jest fakturą uproszczoną.
Oba kończą się 31 grudnia 2026 r. Od stycznia fakturę dla firmy do paragonu wystawiasz w KSeF: w programie do faktur albo w narzędziu Ministerstwa. Numer paragonu i numer kasy zostawiasz w dokumentacji.
Przykład
Obiad firmowy za 380 zł, NIP na paragonie. W grudniu taki paragon jest fakturą uproszczoną. W styczniu firma, która chce faktury, dostaje ją w KSeF. Warto ustalić przed sylwestrem, kto w lokalu będzie te faktury wystawiał i w czym.
Gdy nie ma internetu albo KSeF nie działa
Faktura musi w końcu trafić do KSeF, ale nie zawsze od razu. Ustawa przewiduje cztery sytuacje:
- Offline24. Może z niego skorzystać każdy, z dowolnego powodu, np. przy słabym zasięgu. Fakturę wysyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Niedostępność KSeF. Prace serwisowe zapowiadane w BIP Ministerstwa i w programach do faktur. Wysyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po ich zakończeniu.
- Awaria KSeF ogłoszona w BIP Ministerstwa i w programach do faktur. Na wysłanie masz 7 dni roboczych od końca awarii.
- Awaria całkowita ogłoszona w radiu, telewizji i internecie. Wtedy wystawiasz faktury poza KSeF i potem ich nie wysyłasz.
W trybie offline24 i przy niedostępności klient-firma odbiera fakturę dopiero w KSeF. Do tego czasu możesz mu dać potwierdzenie transakcji z dwoma kodami QR. Fakturę przed wysłaniem do KSeF wydajesz tylko w trybie awaryjnym albo klientom, którzy nie odbierają faktur w KSeF, np. osobie prywatnej.
Faktura wydana poza KSeF, zanim trafi do systemu, ma dwa kody QR: „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Pobierz go teraz, póki wszystko działa.
Jeśli faktura poszła już poza systemem, nie wystawiaj jej drugi raz w KSeF. Powstałyby dwie faktury do jednej sprzedaży.
Przykład
Mechanik naprawia auto u klienta za miastem, gdzie nie ma zasięgu. Wystawia fakturę w trybie offline24 i wysyła ją do KSeF, kiedy wróci zasięg, najpóźniej następnego dnia roboczego.
Kary: co mówi ustawa, a co projekt
Obowiązująca ustawa
Od 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę m.in. za fakturę wystawioną poza KSeF wbrew obowiązkowi i za fakturę offline, której nie wysłano do KSeF w terminie. Kara wynosi do 100% VAT z takiej faktury, a przy fakturze bez VAT do 18,7% kwoty brutto (art. 106ni ustawy o VAT).
W 2026 r. kar nie ma. Ministerstwo nazywa ten rok okresem przejściowym.
Projekt z października 2026 r.
20 października 2026 r. rząd przyjął projekt, który przesuwa stosowanie tych kar na 1 stycznia 2028 r. Tego samego dnia projekt trafił do Sejmu jako druk nr 3245. 21 października odbyło się pierwsze czytanie i projekt trafił do Komisji Finansów Publicznych.
Na 25 października 2026 r. projekt nie jest uchwalony. Muszą go jeszcze przyjąć Sejm i Senat, podpisać Prezydent, a ustawa musi zostać ogłoszona. Według projektu miałaby wejść w życie 31 grudnia 2026 r.
Nawet jeśli projekt przejdzie, obowiązek KSeF od 1 stycznia 2027 r. zostaje. Z uzasadnienia projektu wynika, że urząd skarbowy najpierw przypomni o obowiązku, a potem może sprawdzić, czy faktury poza KSeF nie prowadzą do nierzetelnego rozliczenia podatku.
Lista na listopad i grudzień
Odhaczaj po kolei. Jeśli jakiś punkt Cię nie dotyczy, pomiń go.
Listopad
- Zaloguj się do KSeF (mObywatel, bank albo profil zaufany) i sprawdź, czy widzisz swoją firmę.
- Otwórz „Listę faktur” i zobacz, którzy dostawcy już wystawiają Ci faktury w KSeF. Ustal, kto będzie je sprawdzał i jak często.
- Spisz, skąd biorą się Twoje faktury: wpisywane ręcznie, z kasy, ze sklepu internetowego, z systemu rezerwacji. Każde źródło przygotuj osobno.
- Wybierz narzędzie: Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF, e-mikrofirma albo program do faktur. Zapytaj księgową, co jej pasuje.
- Spółka bez kwalifikowanej pieczęci: złóż ZAW-FA w urzędzie skarbowym.
- Wystaw próbną fakturę w wersji testowej albo demo.
Grudzień
- Nadaj uprawnienia księgowej albo biuru i pracownikom, którzy wystawiają faktury.
- Pobierz certyfikat KSeF typu 2, jeśli będziesz wystawiać faktury offline i wydawać je klientom od ręki.
- Wystaw pierwszą prawdziwą fakturę w KSeF jeszcze w 2026 r., kiedy pomyłka nie grozi karą.
- Ustal w lokalu albo sklepie, kto od stycznia wystawia faktury do paragonów i w czym. Przypomnij obsłudze o NIP-ie na paragonie.
- Sprawdź, czy sklep internetowy albo system rezerwacji przekaże faktury do KSeF. Jeśli nie, zaplanuj połączenie albo ręczny sposób na pierwsze tygodnie.
- Czynny podatnik VAT: ustal z księgową, kto od stycznia wpisuje numer KSeF w tytule przelewów.
Pierwszy tydzień stycznia
- Wystaw pierwszą fakturę w 2027 r. i sprawdź, czy dostała numer KSeF. Pobierz UPO.
- Zapytaj księgową, czy widzi tę fakturę u siebie.
Pytania do księgowej
Te pytania warto zadać jeszcze w tym roku. Część dotyczy tylko niektórych firm, pomiń te, które Cię nie dotyczą.
- Czy moje faktury w 2026 r. mieściły się w limicie 10 tys. zł i czy w którymś miesiącu go nie przekroczyłem?
- W czym mam wystawiać faktury, żeby było Ci najwygodniej je księgować?
- Jakie uprawnienie mam nadać: biuru jako firmie czy konkretnej osobie? Tylko przeglądanie czy też wystawianie?
- Kto pobiera faktury kosztowe z KSeF i pilnuje terminów płatności?
- Czy jako spółka muszę złożyć ZAW-FA?
- Jak od stycznia wystawiać faktury do paragonów i co zmienić w kasie?
- Czy faktury dla klientów prywatnych wystawiać w KSeF, czy dalej poza nim?
- Czy płacę przelewem za faktury innym czynnym podatnikom VAT i jak mam wpisywać numer KSeF?
- Co robimy, gdy wyjdzie błąd na fakturze, która jest już w KSeF?
Faktury ze sklepu albo systemu rezerwacji
Jeśli faktury powstają u Ciebie w sklepie internetowym albo w systemie rezerwacji, możemy połączyć go z KSeF albo z Twoim programem do faktur, żeby nikt ich nie przepisywał. Co dokładnie robimy i ile to kosztuje, opisujemy na stronie KSeF dla małych firm i sklepów. Możesz też napisać, w czym dziś wystawiasz faktury, a odpiszemy, czy coś trzeba zmienić.